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山东省人力资源和社会保障厅关于开展流动人员人事档案管理服务规范年活动的通知
来源:泰安人才网    作者:毕业生就业    发布时间:2017-07-21    点击数:124

 

山东省人力资源和社会保障厅
关于开展流动人员人事档案管理服务
规范年活动的通知
 
鲁人社字〔201757
 
各市人力资源社会保障局:
根据国家和我省人力资源社会保障事业发展“十三五”规划纲要有关部署,“十三五”期间我省将积极提升基本公共服务能力和水平,大力推进基本公共服务“标准化、信息化和一体化”(以下简称“三化”)建设,逐步建立健全流动人员人事档案管理服务体系。以此为指导,经研究决定,2017年度在全省开展流动人员人事档案管理服务规范年活动,现将有关事项通知如下:
一、指导思想
秉持民生为本理念,充分认识做好流动人员人事档案管理服务的重要意义,把流动人员人事档案管理服务摆在为民服务的重要位置。加强对流动人员档案库房、服务场所、信息系统等基础设施和服务平台建设,加大投入,推进标准化、数字化、信息化建设,为尽快建成流动人员人事档案管理服务体系奠定扎实基础。严格落实国家和省关于流动人员人事档案管理服务的有关政策,及时总结取消收费后管理和服务工作中的新情况、新问题,做好统筹规划,探索创新管理模式,明确职责分工,完善政策制度。增强服务意识,抓好工作人员队伍建设,简化优化服务流程,把提供优质高效的流动人员人事档案管理服务作为践行党的宗旨观念和群众路线的实际举措,作为联系群众、团结群众、服务群众的重要窗口,大力提高管理能力和服务水平。
二、主要目标
通过开展流动人员人事档案管理服务规范年活动,逐步统一全省流动人员人事档案管理服务事项、业务经办流程和服务规范等,尽快实现管理服务标准化;全面推开流动人员人事档案网上经办系统,结合全国流动人员人事档案数字化联网平台进度安排,搭建全省流动人员人事档案基础数据库,推进数据全面共享,尽快实现管理服务信息化;逐步破除档案在省内转接中存在的壁垒,形成线下存管、线上服务的新模式,畅通数字化档案流转通道,完善服务功能,尽快实现管理服务一体化;大力推行服务创新,通过对大数据的挖掘分析,鼓励开展诚信档案、业绩档案等创新性服务。力争“十三五”末,全省流动人员人事档案管理服务体系达到“建立‘统一领导、统一制度、统一管理、统一服务标准、统一信息系统’公共就业和人才服务体系”的总要求
三、活动内容
以《山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册》(见附件2)为标准,重点抓好五个方面的工作提升。
(一)进一步完善基础设施,推进档案数字化建设。各级档案管理服务机构(指各级人力资源社会保障部门所属流动人员人事档案管理服务机构,下同)应建有专用档案库房,库房内专业设施设备齐全,达到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀等“六防”要求。应配置相应的计算机管理、档案整理装订、安全防护等附属设备。档案库房、阅档室和档案管理办公室实现三室分开,不得在库房内阅档或办公。档案管理环境实现全面达标。根据档案数量合理配备档案管理服务人员,人数不少于2人,管理服务人员应具有大专及以上学历,具备档案管理专业知识,熟悉人力资源和社会保障政策法规。2017年,国家将出台流动人员人事档案基础数据采集规范、档案数字化技术规范和安全规范。各级档案管理服务机构要加强相关设施设备配置,为推进档案数字化建设提供基础保障,或采取购买社会化服务等方式,待国家出台相关标准后,及时启动档案数字化扫描工作。
(二)进一步规范管理服务流程,加强档案标准化建设。全面执行国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的《流动人员人事档案管理服务规范》(GB/T 32623-2016),各级档案管理服务机构要从档案接收与转递、材料收集鉴别归档、档案整理、保管与保护、利用服务、档案统计、管理服务信息化与服务改进等方面及时进行对照查摆和规范提升,全面启用新版的《流动人员人事档案调函》、《流动人员人事档案接收登记表》、《流动人员人事档案转递通知单》等业务表格。严格落实简化办事环节和手续的规定,流动人员人事档案在档案管理服务机构之间可直接办理转递手续。对初次就业的流动人员不再办理转正定级手续,存档期间不再办理档案工资记载、调整相关手续,档案管理服务机构转递档案时不再开具行政(工资)介绍信,流动人员办理社保转移接续、退休、档案再流转等手续时,不得以缺少上述材料为由设置障碍。应届高校毕业生档案被档案管理服务机构接收、成为流动人员人事档案后,即可按照有关规定进行转递。
(三)进一步强化管理服务主体责任,确保惠民政策落地。严格落实《中共山东省委组织部、山东省人力资源和社会保障厅等六部门关于贯彻落实人社部发〔201490号文件进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的意见》(鲁人社发〔201548号)规定,自觉明晰档案接收的对象和范围,各级档案管理服务机构不得拒收符合存档政策、转入程序以及按照规定转来的人事档案。各级档案管理服务机构要注重加强与区域内其他机构的协调配合,要充分考虑基层机构的实际服务能力和条件,不得强行推进档案属地化管理服务。中央驻鲁单位和省属驻市、县(市、区)单位可在各驻地所在市、县(市、区)公共就业和人才服务机构办理流动人员人事档案委托管理。律师事务所的人员人事档案由其主管机关同级的公共就业和人才服务机构免费接收管理。对现已保管的流动人员人事档案,除因用人单位或本人申请档案转递外,一律不得以任何理由进行清退。将流动人员人事档案管理服务授权给其他机构的要依法承担主体责任,加强业务指导和监督检查,严禁以授权、下放等为借口对流动人员人事档案管理服务推之门外、一放了之。严格落实《中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号)、《人力资源社会保障部办公厅、国家发展改革委办公厅、公安部办公厅、财政部办公厅关于做好人才集体户口管理服务工作的通知》(人社厅发〔2015183号)和《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔20162014〕90号文件要求,将流动人员人事档案基本公共服务相关经费纳入同级财政预算,参考保管的档案数量等因素确定经费数额。75号)等文件中关于取消档案收费、人才集体户口管理服务费和基于档案的延伸服务收费等相关规定。要积极协调同级财政部门落实人社部发〔
(四)进一步提升信息化水平,启动全省流动人员人事档案基本公共服务体系建设。抓住全省人力资源社会保障系统开展“三化”建设的有利时机,立足于建立健全流动人员人事档案基本公共服务体系,结合当地实际找准切入点,大力推动流动人员人事档案管理信息化建设。2017年进一步完善省级流动人员人事档案管理服务平台,利用全省公共就业和人才服务应用系统通道,加快在全省推广应用,逐步实现档案信息互通共享、档案异地查询、业务网上办理。加快推动档案影像化,按照人力资源社会保障部制定的基础数据采集标准和档案影像化标准,采集档案基础信息,数字化扫描实体档案,将数字化信息导入基础数据库,推动数据向上集中,实现档案信息在省、市、县(市、区)三级互通共享。逐步实现“互联网+档案管理服务”,通过完善网站、开发手机APP等方式,完成基础数据库与网络对接工作,推进网上办事大厅建设,逐步实现流动人员人事档案线下存管、线上服务模式,可在线查阅档案、网上办理业务。逐步实现内部管理信息化,依托信息系统建设,逐步打造窗口受理、后台办理、系统自动备案,网上可以核查的闭环模式,实现数据一次采集全面共享使用。
(五)进一步加强窗口作风建设,大力提升服务能力和服务水平。严格落实信息公开制度,在流动人员人事档案服务场所,列明服务项目,明确办事流程、办事时限和注意事项。对已经取消的工作程序严禁以任何理由增加环节。按照归口管理、集中统一的要求,鼓励用人单位办理集体委托存档业务,引导流动人员人事档案向公共服务机构和经授权的服务机构集中。结合“两学一做”学习教育常态化制度化的要求,牢固树立“公共服务”意识,加强爱岗敬业、无私奉献教育,完善服务场所设施设备,全面推行服务受理零推诿、服务方式零距离、服务质量零差错、服务结果零投诉的工作机制,营造温馨舒适的服务环境,提供细致舒心的人性化服务,全力打造社会各界认可的“满意服务工程”、“精准服务工程”和“规范服务工程”。各级公共就业和人才服务机构作为本地流动人员人事档案管理服务的业务主管部门,要切实担负起责任,经常对辖区内存放流动人员人事档案的服务机构进行监督检查和业务指导,摸清底数,找准问题,对推诿拒收、无故清理和违规违纪行为要严肃处理、问责到人。积极动员全社会支持、监督流动人员人事档案管理服务工作,注重听取群众的意见反映,畅通投诉渠道,加强问题整改,不断提高管理能力和服务水平。
四、进度安排
一季度,做好开展流动人员人事档案管理服务规范年活动的部署安排,向各级公共就业和人才服务机构发放《山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册》,充分利用新闻媒体、服务窗口等向社会进行宣传,完成服务事项手册制作、主动公开等工作,自觉接受社会各界和服务对象的监督,共同营造良好的活动氛围。
二季度,各级公共就业和人才服务机构对照《山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册》要求,核实本地流动人员人事档案管理服务机构及所存档案数量,认真查找存在的问题和不足之处,尽快统一流动人员人事档案服务内容、服务流程,规范流动人员人事档案接收、利用、材料补充和转出等手续,加强窗口服务建设,打造“三个服务工程”,季度末上报本地活动开展进度情况。
三季度,待人力资源社会保障部制定的《流动人员人事档案基础数据采集规范》、《流动人员人事档案数字化技术规范》、《流动人员人事档案数字化安全规范》下发后,各级公共就业和人才服务机构按此标准建立或改造本级数据库,启动基础数据录入工作,开展实体档案数字化工作。省级业务经办网上服务平台同步在全省推开。
四季度,全面推进各项工作进展,发挥优势,补足短板,确保服务能力和服务水平全面提升。年底,各市上报活动情况总结,省里将通过工作调研、督查等方式,检验各地活动开展情况和实际效果。活动结束后,对市、县开展活动情况进行评议,分别确定30家单位、60名优秀工作人员进行表扬。对工作不力,影响全省流动人员人事档案管理服务体系建设进度的予以通报批评。
五、组织领导
各级人力资源社会保障部门要高度重视开展流动人员人事档案管理服务规范年活动,制定工作规划,建立健全工作机制,积极将流动人员人事档案管理服务体系纳入“三化”建设之中。省厅成立流动人员人事档案管理服务规范年活动领导小组(见附件1),统筹领导全省活动开展。市、县(市、区)两级也要相应成立工作机构,各级公共就业和人才服务机构要积极争取有关部门和领导的重视支持,落实系统建设资金,将系统运行和维护费用纳入年度预算,明确任务,责任到人,狠抓落实,确保活动有序开展、按期完成、取得实效。
工作联系人:张於光、宋茂晋
联系电话:0531-818503458892365688551455(传真)
电子邮箱:smj925@163.com 
 
附件:1. 山东省流动人员人事档案管理服务规范年活动
         领导小组名单
          2. 山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册
 
 
                         山东省人力资源和社会保障厅
                            2017年314
(此件主动公开)
(联系单位:省公共就业和人才服务中心)
 
 
 


附件1
 
山东省流动人员人事档案管理服务规范年
活动领导小组名单
 
  长:赵振国  省公共就业和人才服务中心党委书记、主任
副组长:高德敬  省公共就业和人才服务中心副主任
高永昌  省人力资源社会保障信息中心主任
  员:崔永民  省公共就业和人才服务中心综合信息处处长贺广彪  省公共就业和人才服务中心人才服务处处长
王朝印  省公共就业和人才服务中心人才服务处
调研员
张於光  省公共就业和人才服务中心人才服务处
副处长
支富华  省公共就业和人才服务中心人才服务处
副处长
领导小组下设办公室,省公共就业和人才服务中心人才服务处承担相关工作,贺广彪同志任办公室主任。


附件2
 
山东省流动人员人事档案管理服务规范化
操作手册
 
    
  
1、适用范围
2、流动人员人事档案
3、机构和从业人员要求
4、流动人员人事档案基本公共服务内容
5、档案接收与转递
6、档案材料收集鉴别归档
7、档案整理
8、档案保管与保护
9、档案利用服务
10、数据统计
11、档案管理服务信息化
12、服务改进
 


1、适用范围
本手册规定流动人员人事档案的接收、材料归档、查(借)阅、整理、出具证明、数据统计、管理服务信息化、保管保护、转出等业务的内容、流程及要求。
本手册适用于山东省省、市、县(市、区)公共就业和人才服务机构流动人员人事档案管理服务业务。
2、流动人员人事档案
非公有制企业、社会组织聘用人员的人事档案;辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员的人事档案;与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的人事档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案;自费出国留学及其他因私出国(境)人员的人事档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;自由职业或灵活就业人员以及其他实行社会化管理人员的人事档案。
3、机构和从业人员要求
3.1流动人员人事档案(以下简称档案)具体由县级以上(含县级)公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。
3.2档案管理服务机构应在服务场所对服务内容、服务流程等信息予以公示。
3.3参照《干部档案工作条例》中档案管理人员的配备规定,合理配置档案管理工作人员。
3.4档案管理服务人员应具有大专及以上学历,具备档案管理专业知识,熟悉人力资源和社会保障政策法规;应掌握计算机基本知识,并能熟练操作。
4、流动人员人事档案基本公共服务内容
根据人社部发〔201490号文件规定,各级公共就业和人才服务机构应提供7大类22小项基本公共服务。
1
档案的接收和转递
档案接收
档案转出
2
档案材料的收集、鉴别和归档
档案材料收集
档案材料鉴别
档案材料归档
3
档案的整理和保管
档案整理装订
档案保管
档案数字化、电子化
4
为符合相关规定的单位提供档案查(借)阅服务
档案查阅
档案借阅
5
依据档案记载出具相关证明
存档证明
经历证明
亲属关系证明
无犯罪记录证明
其他证明
6
为相关单位提供政审(考察)服务
参军政审
录用考察
入党政审
出国(境)政审
升学政审
其他政审
7
存档人员党员组织关系的接转
5、档案接收与转递
5.1基本原则
各级公共就业和人才服务机构,应严格按照集中统一、分级管理原则接转流动人员人事档案。
5.1.1非公有制企业和社会组织聘用人员、外国企业常驻代表机构的中方雇员,以及其他实行社会化管理人员的人事档案,由用人单位工商注册(登记管理)机构的同级公共就业和人才服务机构或经人力资源社会保障部门授权的单位免费接收管理。
5.1.2自由职业或灵活就业人员,自费出国留学及其他因私出国(境)人员,辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员及与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的人事档案,由当事人户籍所在地县(市、区)或原用人单位同级的公共就业和人才服务机构或经人力资源社会保障部门授权的单位免费接收管理。
5.1.3未就业的高校毕业生及中专毕业生的人事档案,由户籍所在地或其入学前户籍所在地县(市、区)公共就业和人才服务机构免费接收管理。
5.1.4中央驻鲁单位和省属驻市、县(市、区)单位可在各驻地所在市、县(市、区)公共就业和人才服务机构办理流动人员人事档案委托管理律师事务所的人员人事档案由其主管机关同级的公共就业和人才服务机构免费接收管理
5.2基本要求
5.2.1档案管理服务机构应根据单位或个人的委托接收档案,根据调档单位或存档人员的申请转出档案。
5.2.2档案管理服务机构应对接收与转出的档案进行审核,接收与转出的档案中的档案材料应属于6.1给出的范围,并应真实、准确、完整、规范。
5.2.3档案管理服务机构接收与转出档案时,应通过机要通信或派专人送取。对各高等学校采用“邮政EMS标准快递”形式转递的高校毕业生档案应予以接收。 
5.3接收程序
5.3.1档案管理服务人员应按照国家有关规定审核单位或个人的委托申请,开具《流动人员人事档案调函》(见附录A),办理档案调入手续。
5.3.2档案调入后,应按规定要求审核档案,包括:
a)符合要求的,应在《流动人员人事档案接收登记表(簿)》(见附录CC.1)上登记,编号入库;
b)不符合要求的,应退回原档案管理单位;
c)档案管理服务人员应在原档案管理单位开具的档案转递通知单回执上签名并加盖公章后退回。
5.4重点审核材料
5.4.1就业材料
5.4.1.1正规全日制高等院校毕业生。档案内须有毕业生就业通知书和报到证。报到证未派遣具体工作单位的,应注明无就业手续。在派遣期内的,建议办理调整改派手续。报到证派遣到生源地人社局且在公共就业和人才服务机构办理了人事代理手续的,档案内应有人事代理协议书。
5.4.1.2复员、退伍或转业的军人。档案内须有入伍批准书,复员、退伍审批表,军队转业干部审批表,退伍安置信,转业安置信。如退出现役后办理自主择业的,应有再就业手续。
5.4.1.3招工人员。档案内须有录用工人审批表、招用人员登记表等材料。
5.4.1.4聘用制干部。档案内须有聘用制干部审批表等材料。
5.4.1.5机关、事业单位离职人员。档案内须有人社部门出具的录用通知书、审批表,辞职审批表、解除聘用合同证明书等离职手续等材料。
5.4.1.6留学归国人员。档案内须有教育部留学服务中心出具的国外学历学位认证书和工作派遣证(就业者)。
5.4.2学历和职称、执业资格等材料
5.4.2.1学历材料。一般指高中以上学籍档案。档案内应有毕业生登记表、成绩单(记分册)、学位授予证明、报考报名登记表等材料。
5.4.2.2职称及执业资格材料。须有职称认定表、职称评审(简)表或专业技术资格考试登记表以及执业资格考试登记表等材料。
5.4.3党团材料
5.4.3.1加入中国共产党形成材料包含中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传(20146月之前入党所需材料)、政审材料、积极分子教育考察材料、预备党员教育考察材料等材料。
5.4.3.2加入中国共产主义青年团形成材料包含入团申请书(1990年以后入团所需材料)、入团志愿书。
5.4.3.3加入民主党派的有关材料。各民主党派的材料不同,如申请书、批准文件、审批表等材料。
5.4.4档案转递材料
档案转递时需出具流动人员人事档案转递通知单(见附录D)。
5.4.5工作经历材料
具有法律效力的劳动合同及解除(终止)劳动合同证明。
5.5接收档案注意事项
5.5.1实行档案接收告知承诺制。认真审核和甄别档案材料,对缺少关键材料的,一次性告知所缺少材料及其可能造成的影响,经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收,或与原单位协商退回并补充材料。对缺少非关键材料的,采取先存后补方式予以接收。关键材料一般是指用于核定存档人的出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历等重要信息的材料。
5.5.2审核接收档案时不再要求转正定级表、行政(工资)介绍信。
5.5.3档案材料应为原件,不允许用复印件代替档案原件。如档案内关键材料均为复印件,不予接收;如档案内某份材料为复印件,应注明。
5.5.4档案中记载的政治面貌、学历、职称等信息与原始材料不对应的,应在缺少材料中注明。档案材料中关键部门盖章不清、未盖或漏盖公章的,应当注明,并及时补盖相关公章。
5.5.5档案材料中记载的姓名、最早出生日期、参加工作时间等重要信息有被严重涂改、圈划等情况的不予接收。如需接收,须由原材料形成单位加盖公章。
5.5.6档案开封、损毁严重或有明显虚假材料的,不予接收。
5.5.7个人自带或无人事档案管理权限单位提交的档案,一律不予接收。如需接收,档案须转回之前有人事档案管理权限的单位,通过正常程序办理调档。
5.6转出程序
5.6.1档案管理服务人员应审核调档单位的档案管理资质、调档函件及调档人身份。
5.6.2应检查核对将转出的档案,核对无误后在《流动人员人事档案转递登记表(簿)》(见附录CC.2)上登记。
5.6.3应根据档案实际内容,按照6.1档案材料分类情况列明档案目录,随档案一并转出。
5.6.4应填写《流动人员人事档案转递通知单》(见附录D),严密包封档案并加盖密封章后转出。成批移交档案时,可填写移交名册(一式两份),由交接双方签字盖章。
5.6.5超过一个月未收到档案转递通知单回执的,应发函或电话催要回执。
5.6.6调档单位的调档函件、转递通知单回执等资料应及时整理,归入文书档案保存。
5.6.7机要转档,实行省、市、县(市、区)三级分级负责制。省、市级人才服务机构标明密级(绝密、机密或秘密)的人事档案可通过机要通信局转递,转递时需向机要通信局提供单位介绍信;县(市、区)级人才服务机构不属于机要通信局转递范围,其转出档案需通过市级人才服务机构所属机要通信或县(市、区)政府机要通信渠道转递。
6、档案材料收集鉴别归档
6.1档案材料范围
参照干部档案分类标准,流动人员人事档案包含十大类材料:
6.1.1履历材料。干部、工人、专业技术人员、教师、
军人、学生等各类人员的履历表、简历表、登记表;更改姓名的材料等。
6.1.2自传材料。由本人自己撰写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料等。
6.1.3考察、考核、鉴定材料。工作、学习鉴定;出国人员鉴定表;学生毕业、实习鉴定;干部年度考核表;组织正式出具的考核材料等。
6.1.4学历和职称、执业资格材料。毕业生成绩表、登记表;报考各类院校报名登记表、学历(学位)材料;学生体检表;高考电子档案;职称确认表、评审(简)表、专业技术资格考试登记表;执业资格考试登记表等。
6.1.5政治、历史情况的审查材料。入党、入伍、入学等的审查材料;社会关系、家庭成员调查材料等。
6.1.6参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。加入团(党)、民主党派的申请书、志愿书;转正申请;教育考察登记表;退出团(党)、民主党派的材料等。
6.1.7奖励材料。正式命名授予的劳动模范、战斗英雄、三八红旗手、特级教师、三好学生、优秀党(团)员等各种荣誉称号、先进事迹、嘉奖、通报表扬等的相关登记表、审批表、文件等材料。获奖证书的原件及复印件一般不能作为档案内的奖励材料。
6.1.8处分材料。违犯党纪、政纪、国法等处分决定;通报批评;法院判决书等材料。
6.1.9录用、任免、聘用、转业、工资、出国、退(离)休、退职等材料。转正定级表、工资级别审批表、增资审批表;干部任免表;入伍登记表、退伍(转业)登记表;军衔评定、晋升审批表;招工登记表、劳动合同、解除(终止)劳动合同证明;退休审批表;出国(境)人员审批表等材料。
6.1.10其他可供参考有保存价值的材料。体检表;因公受伤证明;大中专毕业生就业报到证;行政(工资)介绍信、档案转递通知单;社会保险手册;民事判决书、调解书等材料。
6.2收集鉴别归档要求
6.2.1档案管理服务机构应加强与存档人员本人、工作单位及相关部门的联系,及时收集归档范围内的材料,充实档案内容。
6.2.2收集归档材料应为办理完毕的正式材料,完整齐全、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
6.2.3收集归档材料应使用16开型或A4型的公文用纸,材料左边应留出20mm-25mm装订边,字迹材料应符合档案保护要求。
6.2.4收集归档材料应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件归档的,应由材料制作单位注明复印时间并加盖公章。
6.3收集鉴别归档程序
6.3.1档案管理服务人员应按归档范围及要求收集、鉴别档案材料,包括:
a)对符合归档范围及要求的材料,应在《流动人员人事档案归档材料登记表(簿)》(见附录CC.3)上登记;
b)不属于归档范围的材料,应退回材料形成单位;
c)不符合归档要求的材料,应告知材料形成单位重新制作或补办手续。
6.3.2档案管理服务人员应在收到档案材料后5个工作日内将材料归入本人档案。
7、档案整理
7.1整理要求
档案管理服务机构应按照分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐的要求整理档案。
7.2整理程序
7.2.1分类
参照干部档案分类标准,流动人员人事档案材料分为十大类,具体内容同6.1
7.2.2排序
应根据档案材料形成时间或材料内容的主次关系进行排序。
7.2.3编目
应根据档案材料类别及排列顺序编写档案材料目录。
7.2.4技术加工
档案材料载体变质或字迹褪色不清时,应采用修复、复印等方法进行抢救。对纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应使用折叠、裱糊等方式进行加工。加工应不影响材料的完整且不损伤字迹。
7.2.5装订
应理齐材料,在材料左侧竖直打上装订孔,装订成卷。
7.2.6验收入库
对装订成卷的档案应进行认真细致的检查,验收合格后入库保存。
8、档案保管与保护
8.1保管要求
8.1.1严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。
8.1.2牢固树立保密观念,增强保密意识,严格遵守保密规定,不得向无关人员议论、泄漏有关档案内容。
8.1.3档案管理服务机构应建立坚固的专用档案库房,配置铁质的档案柜或档案密集架。
8.1.4档案库房、阅档室和档案管理办公室应三室分开。
8.1.5严禁任何个人私自保存他人的档案,不准以任何理由私自向任何人提供人事档案或泄露内容,对利用档案材料营私舞弊的应视情节轻重,予以严肃处理,对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的,要依法严肃处理。
8.1.6严禁用普通电话、电子设备等方式索取或提供有关档案内容,严禁任何人携带档案进入公共场所。
8.1.7不准在不利于保密的地方存放或查阅档案,非档案管理人员不得进入档案库房。
8.1.8严格执行档案进出库登记制度,建立健全登记手续,利用结束后当天入库保存。
8.1.9应保持档案库房的清洁,配备必要的设备,采取安全措施,以符合防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温要求。
8.1.10档案存放应编排有序,便于查找。
8.1.11死亡人员档案应分开保管,并在《死亡人员档案登记表(簿)》(见附录CC.4)上登记。
8.1.12应定期将档案实物与档案名册、档案信息数据库进行核对,确保档案和档案材料的齐全、完整
8.1.13档案管理服务人员工作变动时,应履行交接手续。交接材料应由交接双方签字确认后归入文书档案。
8.2保护要求
8.2.1防火要求
8.2.1.1档案库房应远离锅炉房、变电室、车库等火灾易发生区。
8.2.1.2档案库房应安装火灾报警装置,配备必要的消防灭火设备,并按设备要求定期检查、更换。
8.2.1.3档案管理服务机构应定期检查档案库房电器线路,档案库房不应设置明火设施或存放易燃易爆物品和其他杂物。
8.2.1.4档案管理服务人员应熟悉有关消防知识,能正确使用消防灭火器材。
8.2.2防潮要求
8.2.2.1档案库房应安装温湿度记录仪器。
8.2.2.2档案库房应配备加湿机、去湿机等设备,相对湿度控制在45%-60%
8.2.3防蛀要求
8.2.3.1档案库房内不应存放食物和易霉物品。
8.2.3.2应定期施放驱虫、防霉药剂,采取防虫、防霉、防鼠措施。
8.2.4防盗要求
8.2.4.1档案库房应安装防盗门窗。宜配备防盗报警装置和监控设备。
8.2.4.2档案管理服务人员每天下班前应检查门窗及相关设备的安全。
8.2.5防光要求
8.2.5.1档案库房的人工照明应选用紫外线含量低的光源。
8.2.5.2档案库房应避免阳光直射档案。有外窗时应配备窗帘等遮阳设施。
8.2.6防高温要求
8.2.6.1档案库房应配备排风扇、空调等通风降温设备,并定期检修、保养。
8.2.6.2档案库房温度控制在14-24℃。
9、档案利用服务
9.1查借阅服务要求
9.1.1档案管理服务机构应为符合相关规定的单位提供档案查借阅服务。
9.1.2档案一般不外借。如须外借的,应由借阅单位出具具有人事档案管理权限单位出具的借档函(见附录B),说明用档理由,经档案管理服务机构负责人批准后办理登记手续,并限期归还。
9.1.3查阅人事档案,应出具单位介绍信,阅档人员须是党员干部。对不符合规定条件的,可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
9.1.4档案管理服务机构应设置专门的阅档室。
9.1.5阅档人员不得查阅或借用本人及其亲属的档案。
9.1.6只准查阅人事档案部分内容的,不得翻阅全部档案,阅后要经管档人员检验,当面归还。
9.1.7档案管理服务机构应告知查借阅人不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得泄露或擅自向外公布档案内容。
9.1.8档案管理服务机构应告知查借阅人不得擅自复制、拍摄档案内容。查借阅单位确因工作需要从档案中取证的,应说明理由,经档案管理服务机构审核同意后复制或拍摄。
9.1.9档案人员在提供档案利用时,须做好查阅档案室资料的登记与统计工作,注意反馈和收集利用效果典型案例。
9.2查借阅服务程序
9.2.1档案管理服务人员应审核查借阅单位、查借阅事由、借档函、查借阅人身份及单位介绍信等有关证明材料。
9.2.2应根据需要确定提供的档案材料,并在《流动人员人事档案查借阅登记表(簿)》(见附录CC.5)上登记。
9.2.3提供查阅服务时,应将档案交查阅人在阅档室查阅。如需摘录档案内容的,应审核摘录档案内容,与原文核对无误后,写明出处及日期,并加盖公章。
9.2.4提供借阅服务时,应告知借阅人归还期限,原则上借出时间不超过半个月,逾期使用者办理续借手续。
9.2.5应检查核对归还档案,核对无误并在《流动人员人事档案查借阅登记表(簿)》(见附录CC.5)上登记归还时间后入库保存。
9.3出具证明
9.3.1出具要求
9.3.1.1档案管理服务机构应根据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关材料。
9.3.1.2档案管理服务机构应确保出具的内容与档案实际记载相关内容一致。
9.3.2出具程序
9.3.2.1档案管理服务人员应审核出具事由、经办人身份及单位介绍信等有关证明材料。
9.3.2.2应根据档案记载相关内容出具证明。档案中无记载的,应在材料形成单位补齐相关材料后出具。
9.3.2.3确需复印档案材料作为旁证的,应在复印件上注明用途及复印日期,并加盖公章。
9.4相关服务
档案管理服务机构应提供档案政策咨询、信息查询及存档人员政治历史审查、党组织关系接转等工作中与档案相关的服务等。
10、数据统计
10.1档案管理服务机构应对档案管理服务各项业务进行统计,掌握档案接收、转出、利用、收集归档、保管保护、服务满意度等方面情况。
10.2档案管理服务机构应对存档人员基本信息进行统计,研究分析存档人员数量、结构等基本情况。
10.3档案管理服务机构应按照《流动人员人事档案管理服务情况季报表》(见附录E)要求,统计上报相关数据。
11、档案管理服务信息化
11.1档案管理服务机构应使用档案信息化管理软件,根据《流动人员人事档案管理基础数据采集表》(见附录F)要求,采集基础数据,建立档案信息数据库,逐步实现档案保存数字化、管理信息化、服务网络化。
11.1.1档案保存数字化。档案管理服务机构应按照人社部流动人员人事档案信息化规范要求,通过录入、扫描等方式对纸质档案进行数字化加工,并检查核对数据库信息与档案记载内容是否一致。在档案材料收集归档、档案转递时,应更新数据库有关信息。
11.1.2档案管理信息化。依托信息系统建设,逐步实现前台窗口受理、后台具体经办、系统自动备案,网上便于核查的闭环信息管理模式。
11.1.3档案服务网络化。借助门户网站、手机APP等网络媒介,推行“互联网+档案服务”模式,变“群众跑腿”为“信息跑路”,逐步实现除补充档案材料以外的其他档案服务业务网上办理。
11.2档案管理服务机构应采取切实有效的技术手段和安全措施,建立档案信息安全保障体系。
12、服务改进
档案管理服务机构应遵循公开、公平、公正、便民的原则,以提高公共服务水平和公众满意度为目标,加强窗口规范服务,把各项服务工作置于社会和公众的监督之下。
12.1档案管理服务机构应在档案管理服务区放置《流动人员人事档案服务流程》(见附录G),主动公开承办事项的依据、标准、程序、时限、收费标准、申报材料等。窗口工作人员实行挂牌服务,主动公开个人工号、联系电话等信息,接受社会监督。
12.2树立优质服务窗口形象。窗口工作人员应规范着装、佩戴工作证,亮明工作岗位,端正工作态度,规范服务用语(见附录H),保持良好精神状态,做到精神饱满、态度和蔼、微笑服务。
12.3档案管理服务机构应主动适应新形势、满足新需求,积极打造社会认可的“满意服务工程”、“精准服务工程”和“规范服务工程”,逐步实现服务对象全覆盖、服务功能全方位、服务规范全统一。
12.3.1加大政策宣传,积极引导流动人员,按照集中统一、归口管理原则,将个人人事档案转入各级公共就业和人才服务机构,逐步实现服务流动人员全覆盖,打造基本公共服务“满意服务工程”。
12.3.2根据社会需求,不断丰富服务内容、扩展服务领域,创新服务方式,打造多元化的“精准服务工程”。
12.3.3进一步强化规范化管理服务理念,严格按照流动人员人事档案管理服务规范化操作手册提供各项服务,不断提高服务效能和服务质量,打造业内“规范服务工程”,促进我省流动人员人事档案管理服务工作规范有序开展。
12.4档案管理服务机构应通过发放调查问卷、现场服务评价、服务设施评价等多种方式收集客户的满意度评价信息。
12.5畅通公开举报监督投诉渠道。档案管理服务机构应通过设置意见箱、公布投诉电话、走访座谈等方式,广泛接受社会监督,确保规范服务落到实处。对客户的投诉应在5个工作日内予以反馈,对存在的问题应采取措施进行改进。
 


附录A
流动人员人事档案调函
流动人员人事档案调函存根
      
发往                    关于              同志(身份证号:                )档案调往/调入                    单位。
经办人:                                                        
----------------------------------------------------------------
流动人员人事档案调函
                    
                  同志(身份证号:                )因                原因要求流动。请在收到此函后,按下列第      项办理。
一、因工作需要,拟将其档案调入我单位管理。如同意调出,请将其人事档案及     材料于15日内通过机要交通或派专人转至我单位。如在规定时间内无法转出,请告知具体原因。
二、经审核,因              原因,不同意档案调入我单位,现将其档案退回你处。
三、你处来函已收悉,同意档案调往你处。
四、你处来函已收悉,因工作需要,暂不同意档案调往你处。
五、                                                                     
 
经办人:
联系电话:
联系地址:
 
                                                       单位(盖章)                        
                                                           


附录B
流动人员人事档案借阅申请函
(式样)
 
                                                    ×××借字(            
 
××××××(流动人员人事档案管理机构):
    兹介绍       同志,到你处借阅       (姓名)等     名同志的人事档案,办理     业务,请予接洽。
 
 
 
                                                         借阅单位(公章)
                                                                 
 
 
借阅期限:自借阅之日起    
借阅办理人:
联系电话:


附录C
登记表(簿)格式
登记表(簿)格式见表C.1-表C.5。
表C.1  流动人员人事档案接收登记表(簿)

接收日期
序号
转递方式
姓名
身份证号
原档案
管理单位
档案号
入库情况
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
表C.2  流动人员人事档案转递登记表(簿)

转出日期
序号
姓名
身份证号
档案号
转至单位
单位电话
转递人
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
表C.3  流动人员人事档案归档材料登记表(簿)

接收日期
档案号
姓名
身份证号
材料名称
形成单位
份数
递送人
归档情况
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
表C.4  死亡人员档案登记表(簿)

登记日期
档案号
姓名
身份证号
工作单位
死亡日期
档案何时转何处
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
表C.5  流动人员人事档案查借阅登记表(簿)

查借阅日期
档案号
姓名
身份证号
查借阅单位
查借阅人
查借阅理由
归还时间
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 


附录D
流动人员人事档案转递通知单
流动人员人事档案转递通知单存根
      
已将            同志的档案共        卷,材料共        份,转往                    
 
经办人(签名)                            发件单位(盖章)
                                                        
 
----------------------------------------------------------------
流动人员人事档案转递通知单
      
                    
兹将                同志的档案材料转去,请按档案内所列目录清点查收,并将回执退回。
经办人(签名)                            发件单位(盖章)    
                                                                     
姓名
原工作单位
转递原因
正本
副本
档案材料
备注
(卷)
(卷)
(份)
 
 
 
 
 
 
 
-------------------------------------------------------------------------------------
 
                    
你处于                    日转来第        号存档人员转递通知单中所开列的                同志的档案共      卷,材料共      份,已全部收到,现将回执退回,请查收。
经办人(签名)                            发件单位(盖章)    
                                                    
回执邮寄地址及邮编:


附录E
流动人员人事档案管理服务情况季报表
 
  填报单位:                                         季度
项目
序号
 
新接收档案量
转出档案量
 
档案借︵查︶阅量
档案数字化量
人事档案在库数量
单位委托存档量
个人委托存档量
存档人员情况
硕士及以上学历人数
博士及以上学历人数
中级及以上职称人数
副高级及以上职称人数
党员人数
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
总计
1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 单位负责人签章:                          处(科)负责人签章:         
 填表人签章:                              报出日期:         
 栏目关系:(2)≤(1);(3)≤(1);(7)≤(6);(8)≤(6);(9)≤(6);(10)≤(6);(11)≤(6)。
 指标解释:
1、人事档案在库数量:指报告期内档案在库状态的档案数量。
2、单位委托存档量:在公共就业和人才服务机构办理开户存档的单位:主要包括股份制企业、“三资”企业、民营企业及其它无主管部门或不具备人事管理条件的单位;各类自愿委托代理的企事业单位。
3、个人委托存档量:在公共就业和人才服务机构办理存档的个人:指各类用人单位聘用的专业技术人员、管理人员;辞职、辞退、解除聘用(劳动)合同的专业技术人员和管理人员;其他自愿委托的专业技术人员、管理人员和大中专毕业生。
4、新接收档案量:指报告期内通过档案机要或专人专递的方式新接收各类流动人员人事档案数量。
5、转出档案量:指报告期内办理档案转出数量。
6、副高级及以上职称人数:指专业技术人员已经当地人事部门及省级评审委员会评审通过,并取得副高级及以上证书称号的人员数量。
7、中级及以上职称人数:指专业技术人员已经当地人事部门及省级评审委员会评审通过,并取得中级及以上证书称号的人员数量。
8、档案借(查)阅量:指报告期内为代理单位和个人提供借阅和查阅档案的总量。
9、档案数字化量:指报告期内数字化整份档案数量。
 


附录F
流动人员人事档案管理基础数据采集表(暂行)
 
个人数据类
   
   
   
姓名**
 
身份证号**
 
出生日期**
 
曾用名
 
籍贯
 
出生地
 
性别**
 
民族**
 
婚姻状况
 
健康状况
 
政治面貌**
 
参加工作年月
 
最高学位**
 
最高学历**
 
最高学历
毕业日期**
 
最高学历
毕业院校**
 
最高学历
所学专业名称**
 
最高学历
所学专业类别**
 
工作单位名称**
 
工作单位
机构类型**
 
工作单位
经济类型**
 
工作单位
所属行业**
 
工作职位(岗位)类型**
 
工作地点
行政区划**
 
户籍地址
 
户籍行政区划
 
现居住地址
 
邮编
 
手机号码**
 
电子邮箱
 
   
   
工作起始日期
 
工作终止日期
 
所在工作单位
名称
 
从事工作或担任职务
 
单位证明人
 
专业技术与职业(工种)资格情况
专业技术
职务名称
 
专业技术
职务级别
 
取得专技
资格日期
 
职业(工种)
资格名称
 
职业资格等级(技能人员等级)
 
取得职业(工种)资格日期
 
   
   
语种
 
语种熟练程度
 
   
   
学习起始日期
 
学习终止日期
 
所在学校
 
所学专业名称
 
所获学位
 
所获学历
 
教育类别
 
学习形式
 
   
   
家庭成员姓名
 
与本人的关系
 
家庭成员工作单位及职务
 
   
   
奖励名称
 
奖励批准日期
 
奖励批准单位名称
 
处分名称
 
处分批准时间
 
处分批准单位名称
 
   
   
培训起始日期
 
培训终止日期
 
培训班名称
 
培训主办单位
名称
 
委托存档单位数据类
委托存档单位
名称**
 
委托存档单位
组织机构代码**
 
委托存档
单位编号**
 
委托存档单位
机构类型**
 
委托存档单位
所属行业**
 
委托存档单位
经济类型**
 
委托存档单位
行政区划**
 
档案接转数据
存档编号**
 
索引号
 
存档状态**
 
存档性质**
 
现档案管理机构
名称**
 
转入日期**
 
转入原因**
 
原存档单位名称**
 
原存档单位
行政区划**
 
转出日期**
 
转出原因**
 
转往单位名称**
 
转往单位
行政区划**
 
注:带**项为必采项。
 


附录G
流动人员人事档案管理服务事项表
事项类别
流动人员人事档案管理
办理依据
1、《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发〔1996〕118号)
2、《<干部档案工作条例>实施意见》((91)组通字20号)
3、《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》(中组发〔2009〕12号)
4、《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号)
5、《关于贯彻落实人社部发〔2014〕90号文件进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的意见》(鲁人社发〔2015〕48号)
6、《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔2016〕75号)
7、《人力资源社会保障部关于加强和改进人力资源社会保障领域公共服务的意见》(人社部发〔2016〕44号)
办理部门
xxx公共就业和人才服务机构
决定机关
xxxxxx
咨询电话
xxxxxx            
投诉电话
    xxxxxx
办理程序
1、档案接收
   (1)审核代理人员的人事档案;
   (2)出具档案缺失材料清单;
   (3)流动人员人事档案委托保管协议。
2、补充档案材料
   (1)提交个人档案材料;
   (2)审核、鉴别档案材料;
   (3)归档档案材料。
3、借(查)阅档案
   (1)单位提报材料;
   (2)审核材料,办理档案借(查)阅事项。
4、出具证明
   (1)单位或个人申报材料;
   (2)确定出具证明类别;
   (3)依据档案出具证明。
5、档案转出
   (1)根据流动人员人事档案调函规定,办理档案出库;
   (2)核查档案,确认档案缺失材料情况;
   (3)列明档案目录清单;
   (4)出具流动人员人事档案转递单;
(5)通过机要交通或专人专送方式转递档案。
申报材料
1、档案接收
   (1)委托对象通过机要交通或专人专送提交个人档案,对本人自带的档案不予接收;
   (2)单位委托存档者需出具单位接收证明。
2、档案材料补充
   参照《干部人事档案材料收集归档规定》,提交个人档案材料。
3、档案借(查)阅
   (1)代理单位利用人事档案材料,由负责人事工作的党员干部,持单位介绍信和具有人事档案管理权限单位出具的借档函(查档证明)、申明借(查)阅档案的理由、借(查)阅者身份证复印件、被借人身份证复印件和委托书借(查)阅;
   (2)个人不得借(查)阅本人及直系亲属的档案。
4、职称确认
(1)报到证、身份证;
(2)工作岗位证明。
5、档案转出
(1)提供具有人事档案管理权限单位出具的流动人员人事调档函;
(2)委托代理单位同意调出或终止劳动(聘用)关系的有关证明材料;
(3)转出人员身份证复印件。
6、委托他人办理
(1)档案所有人的身份证复印件;
(2)档案所有人的委托书(需本人签字并加盖本人手印);
(3)委托人的身份证原件。
办理时限
   1、档案接收:5个工作日办结,特殊情况视接收档案数量而定。
   2、档案材料补充:当日办结。
   3、档案借(查)阅:当日办结,特殊情况视接收档案数量而定。
   4、档案转出:当日办结,特殊情况视接收档案数量而定。
是否收费
及依据
标准
   
申报材料
模板
   1、流动人员人事档案调档函;
   2、流动人员人事档案借档函。
受理窗口
   xx号窗口
 


附录H
规范服务用语表
 
序号
服务事项
服务用语
1
接听电话时:
您好!这里是xxxxxx,请问有什么可以帮您?
2
接到不属于本岗职责的电话时:
对不起,这件事情属于xxxxxx,请您拨打xxxx询问好吗?
3
接待服务对象时:
您好!请问您办理什么业务?
4
办理业务时:
我马上为您办理。
5
所咨询事宜或办理业务需研究或请示时:
对不起,请留下联系方式,我会尽快给您答复。
6
工作出现差错时:
对不起,请原谅,今后我们一定避免。
7
当受到服务对象表扬时:
没关系,这是我们应该做的。
8
当服务对象提出意见或建议时:
谢谢您!欢迎您监督和帮助。
9
在办理有关审批手续、证件时:
请稍后,我马上给您办;对不起,您还缺少XX材料,我现在把补办清单给您;下面手续请到XX窗口办理等。
10
服务对象离开时:
再见,请慢走。


 

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